PENGENALAN SQL
Karya tulis ini dikerjakan dalam rangka pembelajaran Sistem Informasi Akuntansi
HALAMAN PENGESAHAN
Karya Tulis " Sistem Informasi Akutansi "
Telah disahkan pada :
Hari :
Tanggal :
Pembimbing :
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya kepada kami sehingga kami berhasil menyelesaikan Makalah ini yang alhamdulillah tepat pada waktunya yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi ”
Makalah ini berisikan tentang penjelasan mengenai sistem dari akuntansi tersebut atau yang lebih khususnya membahas bagaimana sistem akuntansi ini serta pembahasannya.
Diharapkan Makalah ini dapat memberikan informasi kepada kami semua tentang Sistem informasi akuntansi itu sendiri.
Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.
Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa meridhai segala usaha kita. Amin....
Depok, November 2011
Penyusun
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...................................................................................................... i
DAFTAR ISI.................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN................................................................................................. 1
BAB II PEMBAHASAN............................... 2
BAB III KESIMPULAN.................................................................................................... 11
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................... 12
BAB I
PENDAHULUAN
Akuntansi berkembang sejalan dengan perkembangan masyarakat. Sejarah perkembangan pemikiran akuntansi (accounting thought) dibagi dalam tiga periode: tahun 4000 SM – 1300 M; tahun 1300 – 1850 M, dan tahun 1850 M sampai sekarang. Masing-masing periode memberi kontribusi yang berarti bagi ilmu akuntansi. Pada periode pertama akuntansi hanyalah bentuk record-keeping yang sangat sederhana, maksudnya hanyalah bentuk pencatatan dari apa saja yang terjadi dalam dunia bisnis saat itu. Periode kedua merupakan penyempurnaan dari periode pertama, dikenal dengan masa lahirnya double-entry bookkeeping. Pada periode terakhir banyak sekali perkembangan pemikiran akuntansi yang bukan lagi sekedar masalah debit kiri – kredit kanan, tetapi sudah masuk ke dalam kehidupan masyarakat. Perkembangan teknologi yang luar biasa juga berdampak pada perubahan ilmu akuntansi modern.
Pengguna akuntansi juga bervariasi, dari yang sekedar memahami akuntansi sebagai: 1) alat hitung menghitung; 2) sumber informasi dalam pengambilan keputusan; 3) sampai ke pemikiran bagaimana akuntansi diterapkan sejalan dengan (atau sebagai bentuk pengamalan) ajaran agama.
Selain itu, informasi akuntansi yang seharusnya dibutuhkan oleh manajemen perusahaan kecil dan menengah dalam pengggunaan informasi akuntansi sangat terbatas sekali. Philip (1977) mengungkapkan banyak kelemahan dalam praktik akuntansi pada perusahaan kecil. Kelemahan tersebut disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain pendidikan dan overload standar akuntansi yang dijadikan pedoman dalam penyusunan pelaporan keuangan.
Dari uraian tersebut jelas bahwa industri menengah banyak mengalami kesulitan dalam memahami informasi akuntansi dengan baik. Padahal dengan semakin ketatnya persaingan bisnis dalam era globalisasi ekonomi, hanya perusahaan yang memiliki keunggulan kompetitif yang akan mampu memenangkan persaingan. Keunggulan tersebut diantaranya adalah kemampuan dalam mengelola berbagai informasi, sumber daya manusia, alokasi dana, penerapan teknologi, sistem pemasaran dan pelayanan. Sehingga manajemen perusahaan yang profesional merupakan tuntutan yang harus segera dipenuhi untuk dapat melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan secara baik.
Melihat begitu banyak peranan dan manfaat informasi akuntansi dalam menciptakan arus informasi keuangan guna menunjang kelangsungan hidup (going concern) industri menengah, maka melalui penelitian ini ingin mengetahui pengaruh pengetahuan akuntansi, sakala usaha, pengalaman usaha dan jenis usaha terhadap penggunaan informasi akuntansi pada industri menengah.
BAB II
PEMBAHASAN
SISTEM Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Elemen sistem :
Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar adalah :Input, Transformasi, Output, Mekanisme Kontrol, Tujuan.
Jenis Sistem :
Sistem Lingkaran Terbuka : sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan tujuan.
Sistem Lingkaran Tertutup : sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan.
Sifat Sistem :
1. Sistem terbuka : Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.
2. Sistem Tertutup : Sistem yang sama sekali tidak berhubungan dengan lingkungannya.
Sistem Fisik : sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik
Sistem Konseptual : sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual (data dan informasi) untuk mewakili suatu sistem fisik.
Definisi SIA :
Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.
Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
1. SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar
3. Menangani data rinci
4. Berfokus historis
5. Menyediakan informasi pemecahan minimal
Perbedaan SIA dan SIM :
• SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedang
• SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi
2 komponen SIA:
- Spesialis Informasi
- Akuntan
Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan :
Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut
Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.
Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.
Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :
1. Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.
2. Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.
Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :
- informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
- Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :
1. Sistem Akuntansi Biaya
2. Sistem Budgeting
Sistem Akuntansi Biaya
Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan
Budgeting
adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan
Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :
1. Analisa Perilaku
2. Metode kuantitatif
3. Komputer
Analisa Perilaku
Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.
Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.
Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.
Metode Kuantitatif
Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.
Komputer
Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
Subsistem Dasar dalam Sistem Informasi Akuntansi
Subsistem dasar dalam sistem informasi akuntansi ada 5 siklus subsistem yang terdiri dari pelaku, serangkaian prosedur, dan teknologi informasi. (Romney & Steinbart, 2000), yaitu:
a. Expenditure Cycle (Siklus Pembelian)
b. Production Cycle/Conversion Cycle (Siklus Produksi)
c. Revenue Cycle (Siklus Penjualan)
d. Human Resource/Payroll Cycle (Siklus Penggajian)
e. Financing Cycle (Siklus Keuangan)
Kelima siklus di atas memberikan data transaksi pada General Ledger & Reporting Systems (Siklus Pencatatan) untuk pencatatan dan komunikasi informasi. General Ledger & Reporting Systems meliputi semua kegiatan yang berhubungan dengan penyiapan laporan keuangan dan laporan manajerial lainnya, termasuk transaksi yang tidak rutin dan jurnal penyesuaian yang beraneka ragam. (Romney & Steinbart,2000)
Proses dan Siklus Akuntansi
Akuntansi adalah proses dari 3 aktivitas yaitu: mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan kejadian ekonomi dari sebuah organisasi. Proses pertama adalah identifikasi, yaitu aktivitas memilih kegiatan yang termasuk kegiatan ekonomi. Proses kedua adalah pencatatan, yaitu semua kejadian ekonomi tersebut dicatat untuk me nye- diakan sejarah dari kegiatan keuangan dari organisasi tersebut. Proses ketiga adalah komunikasi, informasi yang telah didapat dari identifikasi dan pencatatan tidak akan berguna bila tidak dikomuni- kasikan. informasi ini dikomunikasikan melalui persiapan dan distribusi dari laporan akuntansi, yang paling umum disebut sebagai laporan keuangan.
Sistem informasi akuntansi tidak lepas dari siklus akuntansi yang meliputi urutan siklus sebagai berikut:
a. Analisis transaksi bisnis, seperti pengumpulan bukti-bukti transaksi yang terjadi
b. Menjurnal transaksi-transaksi tersebut
c. Mem-posting jurnal tersebut ke buku besar (general ledger)
d. Menyiapkan neraca saldo
e. Menjurnal dan mem-posting penyesuaian (jurnal penyesuaian)
f. Menyiapkan neraca penyesuaian
g. Menyiapkan laporan keuangan, berupa laporan laba rugi (income statement), laporan perubahan modal (statement of equity) dan neraca saldo (balance sheet)
h. Menjurnal dan mem-posting penutup (jurnal penutup)
i. Menyiapkan neraca penutup.
Setelah siklus ke-9, putaran siklus kembali lagi ke siklus pertama, dan demikian seterusnya. (Weygandt,1996). Siklus a termasuk dalam proses identifikasi,siklus b-f dan h-i merupakan proses pencatatan, siklus g merupakan proses komunikasi.
Jurnal Transaksi dicatat berdasarkan urutan kronologisnya dalam sebuah jurnal sebelum ditransfer pada rekeningnya. Sebuah jurnal dibuat untuk tiap transaksi menunjukkan saldo debit dan kredit yang mempengaruhi rekening tertentu. Berdasarkan frekuensi terjadi- nya jurnal dibedakan menjadi 2 yaitu :
1. Jurnal Umum
Mencatat transaksi yang frekuensi terjadinya jarang atau nonrutin seperti membayar pinjaman, penyesuaian di akhir periode, dan jurnal penutup. Jurnal umum ini meliputi :
o Jurnal penyesuaian
o Jurnal koreksi
o Jurnal penutup
2. Jurnal Khusus
Mencatat transaksi yang frekuensi terjadinya sering/tinggi, jurnal khusus menyederhanakan proses pencatatan transaksi yang terjadi berulang dalam jumlah besar. Jurnal khusus meliputi :
o Jurnal penjualan
o Jurnal pembelian
Buku Besar (General Ledger)
Setiap jurnal yang sudah dibuat dipindahkan ke dalam buku besar (general ledger) sesuai dengan kelompok rekeningnya.
Contoh :
Seperti pada contoh jurnal Kas
→ Masuk ke buku besar kas di sisi debet Piutang → Masuk ke buku besar piutang di sisi kredit
Tahapan terakhir dari proses akuntansi adalah untuk mempersiapkan kreditor dan investor. Laporan keuangan ada 4 macam yaitu :
1. Laba rugi (income statement)
Laba rugi menyajikan pendapatan dan biaya serta hasil bersih pemasukkan atau kerugian bersih dari perusahaan untuk periode waktu tertentu.
2. Perubahan modal (statement of equity)
Merangkum perubahan modal pemilik dalam periode waktu tertentu.
3. Neraca (balance sheet)
Neraca menyajikan aset, hutang, dan modal pemilik terhadap bisnisnya pada tanggal tertentu.
4. Arus kas (cash flow)
Merangkum informasi tentang kas masuk (penerimaan kas) dan kas keluar (pembayaran) untuk periode waktu tertentu.
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MELALUI METODE IN-SOURCING, CO-SOURCING, DAN OUT-SOURCING
Sistem informasi manajemen (SIM) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.
Berdasarkan penelitian mahasiswa Universitas Islam Indonesia; Fatur Wahid, 32 perusahaan yang bergerak dalam berbagai sektor di berbagai kota di Indonesia. Sebanyak 15,6% perusahaan tidak mempunyai bagian sistem informasi, sedang sisanya (84,4%) mempunyai departemen Sistem informasi. Dimana sebanyak 46,72% sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan dikembangkan secara insourcing, 26,21% dengan outsourcing, sedang sisanya (27,07%) merupakan hasil kustomisasi sistem informasi yang ada di pasar.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) mulai mendapat perhatian pelaku bisnis sejak 1950-an. Pada awalnya, titik fokus utama ialah efisiensi karena SIM memanfaatkan sebuah metoda universal yang secara sistematis dan efektif dapat dengan cepat menanggulangi permasalahan yang timbul dari waktu ke waktu. Secara umum tahapan pengembangan informasi adalah:
1) Survei sistem / preliminary
2) Analisis Sistem
3) Desain Sistem
4) Pembuatan Sistem
5) Implementasi Sistem
6. Pemeliharaan Sistem
Dalam pengadaan atau pengembangan sistem informasi bagi perusahaan terdiri dari beberapa cara, antara lain;
• Metode pembuatan/ pengembangan sendiri ( metode insourching)
• Membeli pembelian perangkat lunak paket (metode paket/ co-sourcing)
• Melakukan pembelian ke pengembangan sistem (metode outsourching)
Beberapa faktor menentukan dalam pemilihan metode pengembangan antara lain faktor ketersediaan paket, sumberdaya sistem teknologi informasi, dampak dari sistem dan jadwal pemakaian.
Dalam sistem teknologi informasi (STI) ada beberapa ketersedian paket seperti aplikasi akuntansi, operasi-operasi pokok perbankan dan lainnya. Namun dalam beberapa aplikasi khusus dan unik, biasanya tidak tersedia paketnya seperti DSS (decision support system) untuk permasalahan unik dan kompleks, sehingga harus dikembangkan sendiri. Jika paket tidak tersedia biasanya jatuh pada prioritas kedua berupa outsourcing.
Kemampuan sumber daya dari departemen sistem teknologi informasi, tersedia dengan baik seperti; adanya analis dan pemrogram yang berkualitas membuat perusahaan dapat membuat sendiri, kalau tidak memadai dapat memilih outsourcing.
Jika keputusan pengembangan secara internal (insourcing), biasanya yang dipertimbangkan selanjutnya adalah metode pengembangan STI oleh pemakai sistem (end user development / EUD) atau end user computing (EUC). Faktor penentu pengembangan STI tergantung pada dampak STI tersebut, jika dampaknya sempit yaitu hanya individu pemakai sistem dan pengembang sistem, maka EUC dapat dilakukan. Sebaliknya jika dampaknya luas sampai ke organisasi, pengembangan dengan EUC akan berbahaya, karena bila terjadi kesalahan dampaknya berpengaruh pada pemakai sistem lainnya atau pada organisasi secara luas.
Pada pengunaan metode EUC biasanya mengunakan prototyping, dimana dengan metode ini pemakai STI tidak menungu terlalu lama, karena metode protoyping digunakan dengan segera dalam pengoperasian sehingga permasalahan dapat segera diselesaikan lewat metode ini, dimana pengambilan keputusan tidak lambat karena jadwal pemakaian bersifat segera. Jika jadwal pengembangan STI longar dan pengembangannya mempunyai cukup banyak waktu untuk menciptakan sistem secara utuh dapat mengunakan SDLC sebagai motode yang tepat.
Untuk membangun suatu sistem informasi melalui proses penyusunan sistem, proses yang dimulai dari konsep sistem sampai dengan operasi sistem guna menganalisa fenomena disebut SDLC (system Development Life Cycle) atau siklus hidup pengembangan sistem. Dengan meningkatnya kebutuhan dan permasalahan bisnis, mendorong perusahaan untuk melakukan perubahan organisasi dan sistem informasi. SDLC merupakan metodelogi paling lama dalam pengembangan sistem, dengan mengunakan SDLC akan memakan waktu yang lama dan biaya yang mahal untuk melakukan tahapan pengembangan sistem. Beberapa permasalahan dapat dipecahkan melalui pengembangan sistem melalui prototyping dan paket sofware aplikasi. Menurut O’brein (1990) SDLC terdiri dari lima tahap: 1). Investigasi sistem 2) Analisis sistem 3) Rancang Bangun 4) Implementasi sistem 5) Perawatan sistem. Diatambahkan bahwa metode prototyping merupakan pengembangan sistem yang cepat dan interaktif baik untuk aplikasi yang besar maupun kecil. Metode ini dapat diperlihatkan dan didemonstrasikan kepada penguna untuk dievaluasi. Dengan demikian penguna dapat menentukan kebutuhan-kebutuhan informasi yang lebih baik. Karena dengan adanya masukan dari penguna sehingga dapat dilakukan evaluasi dan validasi model kerja (prototype) sistem untuk disempurnakan dan menghasilkan prototipe yang lebih baik karena telah disempurnakan. Dua jenis prototyping yaitu 1) Discovery Prototyping; yaitu pembangunan didasarkan oleh analisa kebutuhan dengan analisis saja, penguna baru terlibat setelah prototipe telah dibentuk 2) Refinery prototyping, dimana sejak awal pembuatan penguna dilibatkan sehingga dihasilkan suatu sistem yang lebih handal karena berpartisipasi dalam pengembangan sistem.
Terdapat beberapa alasan pengembangan sistem metode prototipe lebih banyak digunakan, karena 1) Kebutuhan sistem dapat dirumuskan bersama-sama antara analis dengan pengguna 2) pengembangan jauh lebih cepat dan sesuai dengan kebutuhan penguna (Abutaman, 1996)
Dalam pemilihan metode pengembangan sistem informasimemiliki kelemahan dan kelebihan antara lain :
A. Membuat Sendiri (In-sourcing)
Dalam sebuah organisasi besar seperti bank biasanya memiliki departemen yang menangani khusus untuk kebutuhan sistem informasi dengan cara mengembangkan sendiri. Cara seperti ini memang memberikan keuntungan akan tetapi ada juga kelemahan
Kelebihan pengembangan sendiri :
- Sistem dapat diatur sesuai kebutuhan, dimana departemen sistem teknologi informasi dapat langsung ditugaskan untuk perbaikan sistem yang dirasa kurang memenuhi kebutuhan
- Dapat diintegrasikan dengan baik terhadap sistem yang telah ada, karena pengembangan oleh departemen sistem teknologi informasi menyesuaikan format yang telah digunakan sebelumnya
- Proses pengembangan sistem dapat dikelolah dan dikontrol, melalui proses modifikasi dan pemeliharaan sistem, serta perusahaan mudah untuk melakukan pengawasan apabila terjadi kegagalan seperti data perusahaaan tidak aman
- Dapat dijadikan keunggulan kompetitif, karena perusahaan dapat melakukan perbaikan terus menerus sehingga menjadi lebih sempurna dibanding sistem perusahaan lainnya
Kelemahan pengembangan sendiri:
- Perlu waktu lama dalam pengembangan karena mulai dari awal, seperti pengadaan SDM (operator dan programer) dan pengadaan perangkat keras, dan pengembangan melalui tahap perencanaan sampai implementasi sistem, dan untuk meningkatkan keahlian SDM diperlukan pelatihan
- Kemungkinan program yang dibangun memiliki bug (kesalahan) sangat besar, karena keterbatasan tenaga ahli milik perusahaan baik jumlah maupun tingkat keahlian
- Kesulitan pemahaman kebutuhan pemakai dengan pengembang, sehingga pengembang sulit memahami, seringkali membuat para pengembang putus asa
- Biaya tidak efisien dan efektif, jika perusahaan gagal dalam pengembangan sistem
Keberhasilan pengembangan sistem dengan cara ini terletak pada kemampuan para spesialis teknologi informasi (analis sistem) dan keterlibatan pemakai selama pengembangan.
Dengan metode pengembangan secara konvensional, yaitu metode SDLC (system development life cycle), STI dikembangkan dengan analis sistem. Analis sistem (system analist) adalah orang yang dididik khusus untuk mengembangkan sistem secara profesional. Alasan mengunakan metode SDLC karena metode ini digunakan untuk mengembangkan teknologi informasi yang kompleks. STI yang kompleks perlu dianalis oleh orang yang ahli dibidangnya, sehingga permasalahan dapat dipecahkan dan kebutuhkan pemakai sistem dapat diidentifikasi dengan benar. Stelah berhasil dikembangkan, STI umumnya diperasikan oleh departemen sistem informasi. Dimana pemakai sistem dapat menerima informasi yang dibutuhkan baik secara off-line, yaitu pendistribusian informasi secara priodik oleh departemen sistem informasi maupun secara online, melalui akses langsung ke basis data di departemen sistem informasi.
Prototyping merupakan cara pengembangan secara bertahap, dengan mengembangkan suatu prototip sederhana dulu yang akan ditingkatkan dari waktu ke waktu sampai STI selesai dikembangkan. Prototip dikembangkan oleh sistem analis dan hasilnya dioperasikan langsung oleh pemakai sistem.
Pengembangan STI metode end user developement (EUD) atau end user computing (EUC) dilakukan oleh pemakai sistem teknologi itu sendiri.
B. Membeli Perangkat Lunak Sistem Paket (Co-Sourcing)
Pengembangan STI model paket yaitu dengan membeli perangkat lunak yang ada, dimana paket dikembangkan pihak ketiga akan tetapi dapat dioperasikan oleh departemen sistem informasi atau langsung digunakan oleh pemakai sistem. Sekarang ini banyak vendor yang menjual perangkat lunak paket (program siap pakai), kadangkala juga dijual bersamaan dengan perangkat keras. Paket tersdia dapat berupa aplikasi sederhana seperti aplikasi pengajian, aplikasi persedian maupun aplikasi lengkap seperti ERP. Pada umumnya pembelian paket ini tidak memungkinkan perusahaan untuk melakukan melakukan modifikasi dan pemeliharaan sehingga perusahaan tergantung pada vendor seperti aplikasi akuntansi MYOB, DacEasy, Paeachtree dan lain-lain. Namun paket dapat dimodifikasi sendiri oleh perusahaan dengan mengatur parameter tertentu dalam paket, adakalanya perusahaan menyesuaikan dengan paketnya seperti kasus Pertamina ingin menjadi perusahaan berkelas internasional menyesuaikan dengan sistem SAP R/3 yang digunakan oleh perusahaan minyak kelas dunia lainnya. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian paket seperti :
1. Spesifikasi kebutuhan perusahaan. Berupa kemampuan paket yang dibutuhkan perusahaan
2. Ketersedian paket. Stelah mengidentifikasi kebutuhan, perusahaan mencari paket yang dapat memenuhi kebutuhan
3. Mengevaluasi kemampuan paket. Paket yang dipilih adalah paket yang terbaik memenuhi kebutuhan perusahaan seperti memenuhi kriteria; fungsi yang ditawarkan, fleksibilitas untuk memodifikasi, kemudahan pemakaian, perangkat keras dan perangkat lunak yang kompatibel, karakteristik format file dan basis data, kemudahan instalasi dan konversi sistem lama, kemudahan perawatan , kelengkapan dan kemudahan pemahaman dokumentasi, pengalaman dan layanan penjual paket, biaya paket dan perawatan.
Kelebihan pengunaan perangkat lunak paket
- Siap digunakan sehingga memerlukan waktu singkat dalam pengembangan, karena hanya diperlukan penyesuaian sistem dengan kebutuhan pemakai
- Pemakai dapat memilih paket yang paling sesuai dengan kebutuhannya
- Umumnya berkualitas tinggi karena dikembangkan dengan biaya mahal, telah diuji beberapa kali ditempat lain dan diperbaiki terus menerus berdasarkan keluhan pemakai, sehingga terbebas dari bug
- Pemakai dapat melakukan uji coba sesuai kebutuhan terbaik sebelum membeli
- Harga paket relatif murah karena paket dibeli oleh orang banyak, walaupun perusahaan vendor melakukan pengembangan dengan biaya mahal
- Kompatibel dengan sesama penguna paket, karena model basis data yang sama sehingga dapat saling bertukar data dengan mudah
Kelemahan pengunaan perangkat lunak paket
- Kadangkala paket tidak didukung fungsi-fungsi yang sepesifik bagi perusahaan
- Ada kemungkinan harganya sangat mahal
- Perangkat lunak bisa tidak efisien dibanding sistem buatan sendiri (karena paket biasanya umum dan dapat dipakai oleh perusahaan manapun)
- Evaluasi paket menyita waktu dan menuntut biaya, karena bila paket berbeda dengan paket lama sehingga basis datanya lain, serta sulitnya melakukan perbaikan dan pengembangan karena merupakan hak perusahaan vendor
- Ada kemungkinan paket dapat jalan pada perangkat keras tertentu (tidak kompatibel dengan perangkat yang ada)
- Tidak memberikan keuntungan kompetisi, karena paket digunakan banyak pemakai lain.
- Ketergantungan pada pemasok, yang menjadi masalah apabila pemasok tidak dapat diandalkan dimasa depan.
Perangkat lunak yang digunakan dalam metode ini ini misalnya pada sofware buatan SAP dan Oracle
C. Melakukan Outsourcing
Outsourcing adalah pengembangan sistem informasi yang diserahkan kepada pihak luar/ pihak ketiga. Pada metode ini pengembangan dan pengoperasian oleh pihak ketiga. Pada prakteknya lebih dari itu dimana segalah kegiatan diserahkan sepenuhnya termasuk pemrosesan pemasukan dan pengolahan data, jadi tidak hanya membuat, menyediakan perangkat kerasnya, dukungan pemeliharaan, serta pelayanan dan pemulihan dari ganguan. Cara ini tidak lazim di Indonesia akan tetapi populer di Amerika. Beberapa perusahaan menyediakan tempat diperusahaan sendiri, bisa juga terpisah namun keduanya dapat melakukan hubungan dengan sistem komputer lewat teknologi informasi.
Penyerahan kepada pihak ketiga terjadi jika perusahaan tidak memilki personil dan spesialis bidang teknologi informasi. Cara ini menguntungkan bila pihak yang diserahkan telah berpegalaman sehingga pengembangannya dapat lebih cepat, selain itu harganya bisa juga relatif murah karena banyak perusahaan kecil dan besifat lokal menyediakannya. Ada beberapa pertimbangan dalam pembuatan sistem ini :
1. Menentukan pihak pengembang dengan hati-hati. Sebaiknya yang berpengalaman
2. Menandatangani kontrak. Yaitu sebagai pengikat tanggung jawab dan pegangan untuk melanjutkan atau menghentikan proyek jika ada masalah dlam pengembangan
3. Merencanakan dan menonitor setiap tahap pengembangan. Diharapkan tercapainya keberhasilan lewat aktifitas pengontrolan dapat dilakukan dengan mudah
4. Mengadakan komunikasi efektif antara pihak pengembangan dan perusahaan. Diharapkan tidak terjadi konflik dan hambatan yang terjadi
5. Mengendalikan biaya dengan tepat. Seperti persentase pembayaran berdasarkan tingkat keberhasilan dalam proyek
Kelebihan out sourcing
- Perusahaan dapat berkonsentrasi pada bisnis utama yang ditangani
- Meningkatkan kas dan asset perusahaan karena perusahaan tidak mengeluarkan asset terlalu besar untuk bidang teknologi informasi termasuk resiko kegagalan yang mahal
- Transformasi teknologi yang lebih maju dan adanya kepakaran yang lebih baik, karena penyedia menyediakan yang lebih berkualitas dibanding perusahaan sendiri, dan adanya spesialisasi dan ahli dibidang tersebut.
- Menghemat biaya karena pengeluaran secara bertahap/ per tahun, dan perusahaan dapat memperkirakan lebih akurat akan biaya-biaya tahun mendatang
- Menyingkat waktu pengembangan, karena dapat bekerjasama dengan penyedia untuk menyediakan, memproses dan melakukan pemeliharaan serta pemulihan dari ganguan.
- Dapat mengurangi penyedian sarana pada saat beban puncak/ order tinggi, dan cukup mengeluarkan biaya sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan pihak ketiga
- Memfasilitasi downsizing (transfer aplikasi mengunakan peralatan besar ke flatform yang lebih kecil), sehingga perusahaan tidak perlu memikirkan pengurangan pegawai
Kelemahan outsourcing
- Bisa terjadi kehilangan kendali terhadap aplikasi apabila ada ganguan perusahaan harus menghubungi pengembang terlebih dahulu dan pihak ketiga dapat menjual data ke pesaing
- Bisa jadi terjadi kekawatiran soal keamanan, apabila perusahaan vendor melakukan penyalahgunaan seperti pembocoran informasi perusahaan
- Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak ketiga dapat menjual ke perusahaan lain, sehingga dapat ditiru pesaing karena menjadi klien pihak ketiga yang sama
- Menjadi ketergantungan terus menerus kepada pihak pengembang. Karena kode sumber seluruh program hak pihak ketiga sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih sistem yang berjalan yang mengakibatkan perusahaan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengopersikan aplikasi tersebut.
REKAYASA ULANG (REENGINEERING)
Saat manager memodifikasi aturan-aturan bisnis untuk mencapai keefektifan dan komposisi yang lebih besar, perangkat lunak harus tetap berjalan maju. Artinya penciptaan sistem berbasis komputer yang besar berarti memodifikasi dan atau membangun aplikasi yang sudah ada sehingga menjadi kompeten untuk memenuhi kebutuhan bisnis pada masa yang akan datang.
I. Rekayasa Ulang Proses Bisnis/ Business Process Reengineering (BPR).
BPR meluas jauh diluar lingkup teknologi informasi dan rekayasa perangkat lunak.
A. Proses Bisnis.
Adalah serangkaian tugas yang dihubungkan secara logis yang dilakukan untuk mencapai hasil akhir bisnis yang telah ditentukan.
Contoh proses bisnis: Perancangan produk baru, pembelian jasa dan suplai, merekrut tenaga kerja baru, pembayaran pemasok.
Masing-masing memerlukan serangkaian tugas dan memiliki sumber daya yang berbeda dalam bisnis tersebut. Setiap proses memiliki pelanggan terbatas yang menerima hasil akhir. Proses bisnis mengharuskan kelompok organisasi yang berbeda berpartisipasi dalam “tugas-tugas yang dihubungkan secara logis” yang menentukan
proses.
B. Prinsip-prinsip BPR.
Dalam setting yang ideal, BPR harus terjadi dalam cara top down.
•Kumpulkan disekitar hasil akhir, bukan tugas
•Buatlah mereka yang menggunakan output proses tersebut melakukan proses itu
•Gabungkan kerja pemrosesan informasi ke dalam usaha nyata yang menghasilkan informasi mentah
•Perlakukan sumber daya yang tersebar secara geografis seolah-olah mereka tersentralisasi
•Sambungkan aktifitas paralel sebagai pengganti pengintegrasian hasil mereka
•Letakkan titik keputusan dimana kerja mereka, dan bangunlah kontrol ke dalam proses
•Tangkaplah data sekali, pada sumbernya
II. Rekayasa Ulang Perangkat Lunak
A. Pemeliharaan Perangkat Lunak
Hanya sekitar 20% dari semua usaha pemeliharaan untuk membetulkan kesalahan dan 80% untuk menyesuaikan system terhadap perubahan dalam lingkungan eksternalnya, dengan membuat peningkatan yang dibutuhkan oleh pemakai, dan perekayasaan kembali suatu aplikasi untuk digunakan di masa yang akan datang
B. Model Proses Rekayasa Ulang Perangkat Lunak
Reverse Engineering/ Rekayasa Terbalik (Pemahaman kerja internal dari suatu program) mungkin harus terjadi sebelum restrukturisasi dokumen dapat dimulai.
III. Reverse Engineering
Reverse engineering dapat mengekstrak desain dari kode sumber,
tetapi tingkat abstraksi, kelengkapan dokumentasi, tingkat dimana
peranti dan analis bekerja sama dan direksionalitas proses sangat
bervariasi.
◊ Tingkat abstraksi; proses reserve engineering harus mampu
menggunakan:
-Representasi prosedural (tingkat yang rendah)
-Program dan informasi struktur data (tingkat yang lebih tinggi)
-Data dan model aliran kontrol (tingkat yang sangat tinggi)
-Model hubungan entitas (tingkat yang tinggi)
◊ Kelengkapan proses mengacu pada tingkat detail yang diberikan pada suatu tingkat abstraksi. Kelengkapan meningkat berbanding lurus dengan jumlah analisis yang dilakukan.
◊ Direksionalitas; bila satu jalur maka semua informasi yang diekstrak dari kode sumber diberikan kepada perekayasa yang dapat menggunakannya selama pemeliharaan. Bila dua arah informasi diisikan ke peranti rekayasa ulang yang akan merestrukturisasi atau memunculkan lagi program lama.
model-model e-business
a. model-model e-business
E-Business atau E-Bisnis dapat diterjemahkan sebagai kegiatan bisnis yang dilakukan secara otomatis dan semiotomatis dengan menggunakan sistem informasi komputer. Istilah yang pertama kali diperkenalkan oleh Lou Gerstner, seorang CEO perusahaan IBM ini, sekarang merupakan bentuk kegiatan bisnis yang dilakukan dengan menggunakan teknologi Internet. E-bisnis memungkinkan suatu perusahaan untuk berhubungan dengan sistem pemrosesan data internal dan eksternal mereka secara lebih efisien dan fleksibel. E-bisnis juga banyak dipakai untuk berhubungan dengan suplier dan mitra bisnis perusahaan, serta memenuhi permintaan dan melayani kepuasan pelanggan secara lebih baik.
Dalam penggunaan sehari-hari, e-bisnis tidak hanya menyangkut e-dagang (perdagangan elektronik atau e-commerce) saja. Dalam hal ini, e-dagang lebih merupakan sub bagian dari e-bisnis, sementara e-bisnis meliputi segala macam fungsi dan kegiatan bisnis menggunakan data elektronik, termasuk pemasaran Internet (e-pemasaran). Sebagai bagian dari e-bisnis, e-dagang lebih berfokus pada kegiatan transaksi bisnis lewat Internet. Dengan menggunakan sistem manajemen pengetahuan, e-dagang mempunyai goal untuk menambah pendapatan dari perusahaan
Sementara itu, e-bisnis berkaitan secara menyeluruh dengan proses bisnis termasuk value chain: pembelian secara elektronik (electronic purchasing), manajemen rantai suplai (supply chain management), pemrosesan order elektronik, penanganan dan pelayanan kepada pelanggan, dan kerja sama dengan mitra bisnis. E-bisnis memberi kemungkinan untuk pertukaran data di antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, baik lewat web, Internet, intranet, extranet atau kombinasi di antaranya.
E-business merujuk pada seluruh penggunaan tingkat lanjut dalam teknologi informasi, khususnya teknologi jaringan dan komunikasi, untuk meningkatkan cara organisasi melakukan seluruh proses bisnisnya.
Model-model E-business
Terdapat dua model E-business, yaitu :
1. B2C (Business to Consumers)
Interaksi yang dimungkinkan oleh teknologi antara individu dan organisasi. Business to consumers atau business to costumer menggambarkan kegiatan bisnis melayani konsumen dengan produk atau jasa. Misalkan orang membeli sepasang sepatu dari pengecer. Transaksi yang mengarah ke sepatu agar tersedia untuk pembeli, yaitu pembelian kulit, tali, karet, dll serta penjualan sepatu dari pembuat sepatu ke pengecer akan dianggap transaksi B2C.
Karakteristik B2C :
- Antara organisasi dengan perorangan
- Nilai uang yang dilibatkan lebih kecil
- Transaksi tidak sering terjadi
- Relatif sederhana
2. B2B (Business to Business)
Interaksi yang dimungkinkan oleh teknologi antara organisasi dengan organisasi (antar organisasi). menggambarkan transaksi perdagangan antara perusahaan, seperti antara manfaktur dan grosir, atau antara grosir dan pengecer. Volume transaksi B2B jauh lebih tinggi dibandingkan volume transaksi B2C. Alasan utamanya karena dalam rantai pasokan (Supply chain) ada banyak transaksi B2B yang mencakup bahan baku dan penjualan produk jadi ke konsumen. Sebagai contoh, sebuah produsen mobil membuat beberapa transaksi B2B seperti membeli ban, kaca untuk kaca jendela, dan selang karet untuk kendaraan. Transaksi terakhir adalah saat kendaraan jadi yang dijual kepada konsumen yang merupakan transaksi (B2C) tunggal.
Karakteristik B2B :
- Antar organisasi
- Nilai uang yang dilibatkan lebih besar
- Hubungan yang kuat dan berkelanjutan
- Pemberian kredit oleh penjual ke pelanggan
- Lebih kompleks
3. B2G (Business to Government)
Interaksi terjadi antara organisasi dengan pemerintah. B2G memiliki karakteristik yang sama dengan B2B sehingga B2G dapat dikelompokkan kedalam B2B. B2G adalah turunan dari B2B yang sering disebut sebagai public sector marketing atau pemasaran sektor publik yang mencakup pemasaran produk dan jasa untuk berbagai tingkat pemerintahan, negara bagian dan lokal melalui integrated marketing communication atau komunikasi pemasaran terpadu seperti strategic public relation, advertising, dan komunikasi berbasis web.
4. B2E (Business to Education)
Interaksi yang terjadi antara organisasi dengan pendidikan. Sama halnya dengan B2G, B2E juga memiliki karakteristik yang sama dengan B2B.
BAB III KESIMPULAN
Aplikasi sistem informasi akuntansi ini telah memenuhi kebutuhan dengan memuat ketiga modul utama dalam sistem perusahaan yaitu modul penjualan, pembelian dan pencatatan. Proses pencatatan yang dulunya manual, dengan aplikasi ini diotomatisasi dan mempermudah proses penghitungan.
Aplikasi ini telah membuat proses pembuatan laporan rugi laba menjadi lebih mudah dan cepat. Berdasarkan kuestioner yang dibagikan untuk mengukur kepuasan pengguna terhadap ketepatan dan kecepatan aplikasi sebesar 76%, terhadap penampilan dan kemudahan penggunaan aplikasi sebesar 69% dan terhadap keseluruhan aplikasi sebesar 72.5%, sehingga dapat disimpulkan bahwa aplikasi sudah memenuhi dan sesuai dengan kebutuhan sistem serta dapat dimengerti oleh pengguna.
DAFTAR PUSTAKA
Abutaman, U. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Materi Kuliah. Universitas Trisakti Jakarta
Hartono, Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi, Pendekatan Terintegrasi: Konsep dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Penerbit Andi. Yogyakarta
McLeod, Raymond. Goeorge, Schell. Artur, I Stonehill. Michael, H Moffet. 2001. Management Information Systems. Prentice-Hall, Inc. New Jersey.
O’Brien, J.A. 1990. Manajement Information System; Managing Information Technology in the Network Enterprise. Irwin. Boston. USA
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta
